Egy konferencia, három videó – így tervezd meg a rendezvény forgatását

Képzeld el, hogy a céged szakmai konferenciát szervez. A következő esemény oldalára szeretnél egy összefoglalót, az értékesítők szívesen küldenének egy előadói részletet az ügyfeleiknek, a marketinges kolléga pedig rövid videót kér a cég LinkedIn-oldalára. Mindhárom kérés megvalósíthatónak tűnik ugyanazon a forgatási napon. A különbség akkor derül ki, amikor az előadó kimondja a nap legerősebb gondolatát, miközben a stáb éppen a szomszéd teremben filmezi a workshopot.

A tervezést ezért érdemes azzal kezdeni, hogy ki, hol és miért nézi majd meg az egyes videókat. Ebből már eldönthető, melyik teremben kell lennie a stábnak, melyik hangot kell rögzíteni, és mire kell időt hagyni a programban.

Adj minden videónak egy konkrét feladatot

Az összefoglaló segítsen dönteni a következő résztvevőnek

Ha a filmet a következő konferencia jelentkezési oldalán használod, képzeld magad annak a helyébe, aki még sosem járt nálatok. Őt valószínűleg kevéssé igazítja el egy látványos snitt a telt nézőtérről. Többet mond, ha látja, hogy a workshopon a résztvevők saját példákon dolgoznak, kérdezhetnek az előadótól, majd a szünetben is folytatódik a beszélgetés. Ha ez a három mozzanat jellemző az eseményedre, kerüljenek fel a képlistára. Így az összefoglaló a program hangulatán túl azt is megmutatja, mit kap a részvételével a látogató.

Az előadói részlet válaszoljon egy ügyfélkérdésre

Kérdezd meg az értékesítőket, milyen kérdés hangzik el rendszeresen az ügyféltalálkozókon. Tegyük fel, hogy a válasz gyakran az: „Melyik folyamatot érdemes elsőként automatizálnunk?” Ha az egyik előadó éppen erről beszél, előre jelezheted neki, melyik rész érdekel benneteket. Kérd meg, hogy a példát és a következtetést is mondja végig. A vágónak így lesz miből olyan részletet készítenie, amelyet az értékesítő egy rövid kísérőmondattal továbbküldhet. Ha a magyarázat egy dián látható ábrára épül, már előre beszéljétek meg, bekerülhet-e az ábra a filmbe.

A rövid közösségi videó álljon meg önmagában

Egy rövid poszthoz érdemes külön felvételt betervezni. Például a workshop után kérdezd meg a moderátortól: „Miben nem értettek egyet a résztvevők, és végül milyen megoldást találtak?” Ezzel olyan választ kaphatsz, amelyből az eseményt kihagyó követő is megért valamit a szakmai vitából. Foglalj néhány percet a moderátor programjában, és jelölj ki a terem közelében egy csendes helyet. Ha a klipet álló formátumban kéred, a stáb már ehhez igazíthatja a beállítást. A poszt szövegében később megnevezheted az eseményt vagy belinkelheted az összefoglalót.

A képlistát kösd a programhoz

A „legyenek képek a workshopról” kérés kevés támpontot ad a forgatás napján. A program mellé írd oda, melyik mozzanatot keresitek, miért fontos, és ki szól a stábnak, ha változik a kezdés. Az elképzelt konferencián például ez a három bejegyzés már használható:

• 10.15, nagyterem. Az automatizálási előadásban itt kezdődik az ügyfélpélda. Az előadói részlethez a teljes magyarázat és az előadó tiszta hangja kell. A kezdést a színpadi koordinátor jelzi.
• 11.30, workshopterem. Az összefoglalóhoz a kiscsoportos munkáról és a közös értékelésről kérünk képeket. A workshopvezető megmutatja, melyik asztalnál lehet forgatni.
• 12.10, előre kiválasztott interjúhely. A moderátor válaszol egy kérdésre a közösségi videóhoz. A marketinges kolléga odakíséri, amint véget ér a workshop.

Ha két fontos programpont ütközik, jelöld meg, melyik felvétel élvez elsőbbséget. Ha mindkettő nélkülözhetetlen, ezt még az ajánlatadáskor mondd el. A TotalSight rendezvényvideózási oldalán szereplő alapadatokat – az időpontot, a helyszínt és a tervezett felhasználást – ilyenkor egészítsd ki az érintett termekkel és idősávokkal.

Az előadói részlet sorsa a hangpróbán is múlik

Vond be a helyszín hangtechnikusát az egyeztetésbe. Tud-e a stáb jelet kapni a keverőből? Melyik mikrofont használja az előadó, és jut-e mikrofon a közönségkérdésekhez? A hangpróbán azzal a mikrofonnal kérjetek próbafelvételt, amellyel az előadó később beszélni fog. A stáb hallgassa vissza a rögzített hangot, amíg még van idő változtatni.

A közönségkérdés külön figyelmet érdemel. Ha csak a választ hallani, a „nálunk a második vált be” mondat önmagában használhatatlan lehet. Amikor a kérdezők nem kapnak mikrofont, a moderátor röviden megismételheti a kérdést a sajátjába. Ezt egyszerűbb a színpadra lépés előtt megbeszélni vele, mint vágáskor kitalálni, mire válaszolt az előadó.

Tisztázd, kit és mit mutathattok meg

Az előadóval a tervezett megjelenést egyeztesd: készülhet-e nyilvános, megvágott részlet a beszédéből, látszódhatnak-e a diái, és szeretné-e átnézni a kiválasztott szakaszt? Egy partnerlogó, ügyfélnév vagy belső adat egyetlen dián is eldöntheti, melyik példa használható. Ha bizonytalan a felhasználhatósága, kérjetek megosztható diaváltozatot, vagy válasszatok másik részletet.

A rendezvény felelősével előre tisztázzátok, hogyan tájékoztatjátok a résztvevőket a forgatásról, mely felvételekhez kértek külön hozzájárulást, és ezt ki dokumentálja. Egy névvel szereplő interjúnál az érintett még a felvétel előtt tudja meg, hol jelenne meg a megszólalása. A stáb kapjon egyértelmű útmutatást arról is, ha valaki nem szeretne szerepelni, vagy egy workshoprész zárt. A helyszínen legyen elérhető valaki, aki a nyitott kérdésekben dönthet.

Az átadásról még a forgatás előtt állapodjatok meg

Írjatok az ajánlatba külön sort az összefoglalónak, az előadói részletnek és a közösségi klipnek. Videónként rögzítsétek a tervezett hosszt, a képarányt, a feliratot, az első változat és a végleges átadás időpontját. Ha a közösségi klipnek másnap meg kell jelennie, nevezzétek meg azt is, ki és meddig küldi vissza a javításokat. A megfelelő fájl kiválasztásához a formátumokról szóló GYIK adhat támpontot.

A három videó itt egy lehetséges összeállítás. Az ajánlatban állapodtok meg arról, mely változatok és utómunkák tartoznak a megbízásba. Ha már tudod a rendezvény dátumát és helyszínét, az ajánlatkérésben írd meg azt is, melyik felvétel a legfontosabb. Akár ennyi is elég kiindulásnak: „Elsősorban az előadó ügyfélpéldáját szeretnénk elküldeni a partnereinknek. Emellett kérünk egy külön ajánlati tételt a következő konferencia oldalára szánt összefoglalóra.”